איפה יושב המידע של הלקוחות שלכם? שאלה אחת לפני שבוחרים מערכת
לפני המחיר, לפני הפיצ'רים, לפני ההדגמה: השאלה שכל שותף במשרד צריך לשאול ספק תוכנה, ולמה התשובה של CaseFlow היא ארכיטקטורה ולא הבטחה.
כשמשרד עורכי דין בוחר מערכת ניהול, השיחה מתחילה בדרך כלל במחיר וממשיכה לפיצ'רים. אבל יש שאלה אחת שצריכה לבוא לפני שתיהן, ורוב הספקים מעדיפים שלא תישאל: איפה, פיזית, יושב המידע של הלקוחות שלי?
למה זו השאלה הראשונה
תיק של לקוח הוא הדבר הרגיש ביותר שמשרד מחזיק. הוא כולל את מה שהלקוח סיפר בחדר סגור, מסמכים שאסור שיראו אור, ואסטרטגיה שהצד השני ישמח לקרוא. חובת החיסיון היא של עורך הדין, לא של הספק. וכשהמידע יושב בשרת של ספק, עורך הדין הפקיד את החיסיון הזה בידי מישהו אחר, לרוב בלי לדעת איפה בדיוק ומי עוד יכול לגשת.
יש גם שאלה של סיכון מרוכז. שרת אחד שמחזיק את התיקים של אלף משרדים הוא כתובת אחת. פריצה אליה חושפת את כולם בבת אחת.
מה CaseFlow עונה
התשובה שלנו היא ארכיטקטורה, לא הבטחה בחוזה:
- המידע במחשב המשרד, מוצפן. בסיס הנתונים נמצא במחשב של המשרד. העתקה של הקובץ למחשב אחר אינה נפתחת.
- בענן של המשרד — רק אם תבחרו. הגיבוי מוצפן ונשמר במחשב. סנכרון לענן של המשרד — Google Drive, OneDrive או Dropbox, בחשבון שלכם — הוא בחירה, כבוי כברירת מחדל.
- בשרתים שלנו: כלום. אין אצלנו שרת שמחזיק תיקים. השרתים שלנו מטפלים ברישוי ובעדכונים, ותו לא.
זה לא אומר שאין אינטרנט. נט המשפט, דוא"ל, וואטסאפ ו-Zoom מחוברים למערכת. אבל החיבורים יוצאים מהמחשב של המשרד ישירות לשירות, ולא עוברים דרכנו.
מה לשאול כל ספק
אם אתם בוחנים מערכת, שלוש שאלות קצרות:
- איפה נשמר בסיס הנתונים של המשרד שלי, ומי יכול לגשת אליו?
- אם אני עוזב, איך אני מקבל את המידע חזרה, ובאיזה פורמט?
- מה קורה למידע שלי אם הספק נפרץ?
ספק שעונה בבהירות על שלוש השאלות האלה עבר את המבחן הראשון. אחר כך אפשר לדבר על מחיר.