המערכת: כל המשרד, מודול אחר מודול

CaseFlow היא מערכת אחת לכל משרד עורכי הדין. הדף הזה עובר על המודולים לפי סדר יום העבודה: מהבוקר בלוח הבקרה, דרך התיקים והמסמכים, ועד החיוב בסוף החודש. בכל מודול העוזר החכם מכין ומציע — ועורך הדין מאשר.

לוח בקרה ובריף יומי

הבוקר מתחיל במסך אחד: מה דורש טיפול היום, אילו דיונים קרובים, אילו משימות באיחור ומה תקוע בגבייה. הבריף היומי מרכז את ההודעות שהגיעו מנט המשפט ושויכו לתיקים, את ההצעות שממתינות לאישורכם ואת המועדים שמתקרבים.

• שומר מועדים שמתריע לפני שמאוחר, לפי סוג ההליך ובית המשפט.
• לוח משימות לפי סטטוס, עדיפות ומועד יעד, מקושר לתיק ולאחראי.
• חיפוש אחד על תיקים, לקוחות, אנשי קשר ומסמכים, וסרגל פקודות מהיר לכל פעולה.
• 14 תחומי עיסוק שמשנים את הניווט, לוח הבקרה והשדות לפי המשרד.

תיקים ולקוחות

עץ תיקים היררכי עם בעלי דין, צדדים, מספר תיק בית משפט וההיסטוריה המלאה של כל תיק. פתיחת תיק או הוספת צד עוברות בדיקת ניגוד עניינים שחוסמת לפני שנוצרת בעיה, לא אחריה.

• כרטיס לקוח עם כל התיקים, המסמכים, החיובים והתקשורת במקום אחד.
• אנשי קשר: צדדים, עדים, מומחים ובאי כוח, מקושרים לתיקים.
• הרשאות ברמת המשרד: מי רואה איזה תיק, ומי רשאי לשנות מה.

מסמכים וחתימות

מסמכי המשרד נוצרים מתבניות עם נתוני התיק שכבר ממולאים: כתבי טענות, תצהירים, ייפויי כוח והסכמים, מובנים וניתנים להתאמה למשרד. העריכה נעשית ב-Word, בכלי שהצוות כבר מכיר, בסנכרון דו-כיווני אל התיק.

• מיתוג מלא: לוגו המשרד, כותרות ועיצוב אחיד לכל פלט.
• גרסאות ומעקב סטטוס לכל מסמך: טיוטה, ממתין לחתימה, נחתם.
• חתימה דיגיטלית מרחוק: קישור מאובטח ללקוח, מעקב אחרי החתימה, והמסמך החתום חוזר אל התיק.
• כלי PDF: איחוד, פיצול, סימון וחילוץ טקסט.

מחקר משפטי בתוך התיק

שני מצבי מחקר, שניהם מתוך התיק. שאלה ממוקדת מחזירה תשובה קצרה תוך שניות. מחקר מעמיק מחזיר ניתוח מנומק עם מקורות, שנשמר אל התיק, מקבל הערות ונפתח ב-Word להמשך עבודה. כל תוצר הוא טיוטה שעורך הדין קורא ומאשר.

חיוב, גבייה והנהלת חשבונות

השעה שנרשמה בתיק הופכת לחשבונית בלי להעתיק דבר. 14 סוגי מסמכים פיסקליים עם ספרות רציפות, מספרי הקצאה אוטומטיים מול רשות המסים, קישורי תשלום וסליקה, ריטיינרים, וכספי נאמנות עם ספר תנועות לכל לקוח.

• שעון שכר טרחה ורישומי זמן לפי תיק ופעילות.
• הוצאות ממתינות לאישור לפני שהן מחויבות.
• דוחות לרשות המסים ולרואה החשבון מתוך אותה מערכת.

נט המשפט

מערכת בתי המשפט בתוך המערכת, עם הכרטיס החכם של עורך הדין. הודעות מבית המשפט מגיעות אל התיק הנכון ומוצעות כמשימה וכמועד ביומן, ועורך הדין מאשר את השיוך בלחיצה. שום דבר אינו מוגש, נשלח או משתנה בלי אישורכם.

אינטגרציות

20 אינטגרציות מובנות בשש קטגוריות, כל אחת עם בדיקת חיבור אחת: בתי משפט וממשל, הנהלת חשבונות, תשלומים, פרודוקטיביות ווידאו, אחסון בענן ותקשורת. Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, WhatsApp, חשבונית ירוקה, iCount ועוד. רשימת המדריכים מסבירה איך מחברים כל שירות.

העוזר החכם

העוזר החכם מובנה בכל מסך ויודע לבצע יותר מ-50 פעולות לפי בקשתכם, בפקודה חופשית בעברית: לפתוח תיק, לנסח מסמך, להכין חיוב, לשייך הודעה מבית המשפט, לקבוע מועד. כל תוצאה ממתינה בתיבת ההצעות עד שעורך הדין לוחץ "אישור". המשרד קובע מה העוזר רשאי לעשות, וכל פעולה נרשמת ביומן הביקורת.