מדיניות פרטיות

מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי ליגלטק ("אנחנו") מעבדת כאשר משרד עורכי דין משתמש ב-CaseFlow Desktop ("CaseFlow") ובאינטגרציות שלה, וכאשר מבקרים באתר caseflow.co.il. בקצרה: המידע של התיקים נמצא במחשבי המשרד, מוצפן, ואינו מגיע לשרתים שלנו. השרתים שלנו רואים רק מה שנדרש כדי להנפיק רישיונות, להעביר כמה שירותים אופציונליים ולשמור על התוכנה עובדת.

המדיניות נכתבה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כפי שתוקן בתיקון מס' 13, ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.

1. מי אחראי

בעלת השליטה במידע המתואר בסעיפים 3 עד 6 היא ליגלטק, ישראל, בכתובת privacy@caseflow.co.il. במידע של התיקים שהמשרד מנהל ב-CaseFlow (סעיף 2) המשרד הוא בעל השליטה ואנחנו איננו מחזיקים: אין לנו גישה אליו.

2. מידע שנשאר במחשבי המשרד

לקוחות, אנשי קשר, תיקים, מסמכים, דיונים, רישומי זמן וחיוב, דוא"ל והודעות, ופרטי פגישות שנקבעו דרך Zoom (מזהה פגישה, נושא, מועד, משך, קישור הצטרפות) נשמרים בבסיס נתונים מקומי בכל מחשב שבו CaseFlow מותקנת. בסיס הנתונים מוצפן, והמפתח שלו אינו יוצא מהמחשב. פרטי התחברות לשירותים מחוברים, כולל אישורי ההרשאה של Zoom, נשמרים רק במחשב הזה. דבר מכל אלה אינו מועבר אלינו.

3. מידע שהשרתים שלנו מעבדים

רישוי. כדי להנפיק ולחדש רישיון אנחנו שומרים את שם בעל הרישיון וכתובת הדוא"ל שלו, את מפתח הרישיון, החבילה, מספר העמדות ומועד התפוגה, ולכל מחשב מופעל טביעת אצבע חד-כיוונית (לא מספר סידורי), גרסת היישום ומועדי ההפעלה והפעילות האחרונה. אירועי רישוי (הפעלה, רענון, ניתוק, סירוב עמדה) נרשמים עם כתובת ה-IP המבקשת. מטרה: קיום חוזה הרישיון ואכיפת מגבלת העמדות. נשמר לאורך יחסי הרישוי.

התחברות ל-Zoom ולשירותי OAuth אחרים. כשמחברים Zoom, Zoom מפנה את הדפדפן לנקודת קצה שלנו. נקודת הקצה מעבירה את קוד ההרשאה ישירות חזרה אל CaseFlow במחשב שלכם ואינה שומרת דבר: לא קוד, לא אישור, לא מזהה חשבון. לעולם איננו מקבלים את אישורי ה-Zoom שלכם, את הפרופיל שלכם, או תוכן של פגישות.

דיווחי קריסה ואירועי שימוש. מנגנון הדיווח קיים בתוכנה אך במהדורה הנוכחית הוא כבוי, ודבר אינו משודר. אם יופעל בעתיד, הדיווח יכלול הודעת שגיאה, נתיבי קבצים יחסיים לתוכנה וגרסאות, מנוקה ממידע מזהה ואינו מקושר לרישיון או למשרד, ויימחק אוטומטית לאחר 180 יום. מדיניות זו תעודכן לפני ההפעלה.

AI מנוהל (אופציונלי). אם המשרד משתמש ב-AI המנוהל של CaseFlow במקום במפתחות ספק משלו, הטקסט שעורך הדין בוחר לשלוח (למשל מסמך לסיכום) עובר דרך שרת ביניים שלנו אל ספק המודל, באזור עיבוד באיחוד האירופי. שרת הביניים מוסיף את מפתח הספק ורושם רק מוני שימוש, את המודל ואת העלות כנגד הרישיון, לצורך מדידה. התוכן עצמו אינו נשמר ואינו נרשם אצלנו. הספקים מעבדים אותו לפי תנאי ה-API שלהם, השוללים אימון על נתוני API.

חתימה מרחוק (אופציונלי). כשעורך דין שולח מסמך לחתימת לקוח מהדפדפן, קובץ ה-PDF, שם החותם, הדוא"ל והטלפון שלו ומיקומי החתימה נשמרים בשרת שלנו מאחורי קישור חד-פעמי שאינו ניתן לניחוש, וכתובת ה-IP של החותם ומועדי הצפייה והחתימה נרשמים כראיה לפי חוק חתימה אלקטרונית. ה-PDF החתום מוחזר אל CaseFlow של המשרד. מטרה: ביצוע שירות החתימה שהמשרד ביקש. שמירה: לאורך יחסי הרישוי, אלא אם המשרד מבקש למחוק בקשה מוקדם יותר.

תמיכה. אם פונים לתמיכה בדוא"ל או בוואטסאפ, אנחנו שומרים את ההתכתבות כל עוד היא נדרשת לפתרון העניין. אם משתמשים בעוזר התמיכה שבתוך היישום, השאלה נענית על ידי מודל AI ואינה נשמרת; רק מוני שימוש ומזהה שיחה נרשמים. אם מבקשים מהעוזר להעביר את הפנייה לאדם, השם, הדוא"ל, הטלפון ותמליל השיחה נשלחים אלינו ונשמרים בתור משלוח עד שאישור השליחה מתקבל.

האתר. ביקור ב-caseflow.co.il אינו מפעיל עוגיות מעקב ואינו טוען שירותי צד שלישי. השרת רושם יומן גישה תפעולי עם כתובת IP, שנמחק אחרי 30 יום. טופס יצירת הקשר מעביר את הפרטים שמילאתם (שם, דוא"ל, טלפון ושם משרד אם צוינו, נושא וההודעה) לתיבת התמיכה שלנו דרך ספק שליחת דוא"ל, ושולח לכם אישור קבלה. ביומן השרת נרשם מזהה מגובב של הכתובת, לא הכתובת עצמה, לצורך מניעת שימוש לרעה. הפנייה נשמרת כל עוד היא נדרשת למענה.

4. שיתוף

איננו מוכרים או משכירים מידע אישי ואיננו משתפים אותו עם צדדים שלישיים למטרותיהם. המידע משותף רק עם ספקי השירות המפורטים לעיל, כל אחד לפי הוראותינו: ספקי המודל (ל-AI מנוהל), ספק שליחת הדוא"ל (לטופס יצירת הקשר, להעברת פניות תמיכה ולהתכתבות רישוי), וספק האירוח Hetzner Online GmbH, שהשרתים שלו באיחוד האירופי מריצים את שירות הרישוי ואת האתר. מידע עשוי להימסר כאשר החוק מחייב זאת.

5. אבטחה

כל התעבורה בין CaseFlow לשרתים שלנו מוצפנת. בסיס הנתונים המקומי מוצפן; שירות הרישוי רץ בסביבה מבודדת ובסיס הנתונים שלו נגיש רק מקומית. השרתים מעודכנים והגישה אליהם מוגבלת לצוות הפיתוח. אינטגרציית Zoom משתמשת ב-OAuth 2.0 עם PKCE ומבקשת רק את ההרשאות הנדרשות: יצירה, עדכון ומחיקה של פגישות, וקריאת הפרופיל של המשתמש המחובר בלבד.

6. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות, ובמקום שבו הוא חל גם לפי ה-GDPR, אתם רשאים לבקש לעיין במידע האישי שאנחנו מחזיקים עליכם, לתקן או למחוק אותו, לקבל העתק ממנו, או להתנגד לעיבוד. למידע שבסעיף 3 כתבו ל-privacy@caseflow.co.il; אנחנו עונים בתוך 30 יום ועשויים לבקש אימות זהות. למידע של תיקים שמשרד עורכי דין מנהל ב-CaseFlow, פנו לאותו משרד. כדי להפסיק את גישת CaseFlow לחשבון ה-Zoom שלכם, נתקו אותו ב-CaseFlow (הגדרות ← מפתחות API ואינטגרציות ← Zoom ← ניתוק) והסירו את היישום ב-marketplace.zoom.us תחת Manage ← Added Apps; ראו מדריך Zoom. אפשר גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

7. קטינים

CaseFlow היא כלי מקצועי למשרדי עורכי דין ואינה מיועדת לקטינים.

8. שינויים

הגרסה העדכנית של מדיניות זו נמצאת תמיד בכתובת הזו, עם התאריך שלמעלה. שינויים מהותיים מודעים לבעלי הרישיון בדוא"ל לפני כניסתם לתוקף.