מדיניות פרטיות

מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי ליגלטק ("ליגלטק"), מעבדת כאשר משרד עורכי דין משתמש ב-CaseFlow Desktop ("CaseFlow") ובאינטגרציות שלה, וכאשר מבקרים באתר caseflow.co.il. בקצרה: המידע של התיקים נמצא במחשבי המשרד, מוצפן, ואינו מגיע לשרתים של ליגלטק. שרתי ליגלטק רואים רק מה שנדרש כדי להנפיק רישיונות, להעביר כמה שירותים אופציונליים ולשמור על התוכנה עובדת.

המדיניות נכתבה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כפי שתוקן בתיקון מס' 13, ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.

1. מי אחראי

בעלת השליטה במידע המתואר בסעיפים 4 עד 7 היא ליגלטק, ישראל, בכתובת privacy@caseflow.co.il. במידע של התיקים שהמשרד מנהל ב-CaseFlow (סעיפים 2 ו-3) המשרד הוא בעל השליטה, וליגלטק אינה מחזיקה בו ואין לה גישה אליו.

2. מידע שנשאר במחשבי המשרד

לקוחות, אנשי קשר, תיקים, מסמכים, דיונים, רישומי זמן וחיוב, דוא"ל והודעות, ופרטי פגישות שנקבעו דרך Zoom (מזהה פגישה, נושא, מועד, משך, קישור הצטרפות) נשמרים בבסיס נתונים מקומי בכל מחשב שבו CaseFlow מותקנת. בסיס הנתונים מוצפן, והמפתח שלו אינו יוצא מהמחשב. פרטי התחברות לשירותים מחוברים, כולל אישורי ההרשאה של Zoom, נשמרים רק במחשב הזה. דבר מכל אלה אינו מועבר לליגלטק.

3. מידע ממשתמשי Google

כשמשרד מחבר חשבון Google, CaseFlow מבקשת מ-Google את ההרשאות שלהלן ומשתמשת בכל אחת מהן רק לצורך שמופיע לצידה:

• יומן Google, אירועים ביומנים שבבעלותכם (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned): כדי להציג ביומן של CaseFlow את האירועים מהיומן הראשי שלכם ב-Google, להוסיף אליו את הדיונים והפגישות שאתם יוצרים ב-CaseFlow, לעדכן את שני הצדדים כשאירוע משתנה או נמחק באחד מהם, וליצור קישור Google Meet לשיחה שאתם קובעים. CaseFlow אינה קוראת את רשימת היומנים שלכם, את הגדרות היומן או את השיתופים שלו.
• Google Drive, רק קבצים ש-CaseFlow יוצרת (https://www.googleapis.com/auth/drive.file): כדי לשמור עותקים של המסמכים שהמשרד בוחר לסנכרן לתיקיית CaseFlow ב-Drive שלו. CaseFlow אינה רואה אף קובץ אחר ב-Drive.
• Gmail, שליחה בלבד (https://www.googleapis.com/auth/gmail.send): כדי לשלוח, מכתובת ה-Gmail שלכם, הודעת דוא״ל שכתבתם בתוך תיק ולחצתם בה על ״שלח״. CaseFlow אינה קוראת, אינה מציגה, אינה משנה ואינה מוחקת אף הודעה בתיבת הדואר שלכם; ההרשאה הזו אינה מאפשרת זאת.
• פרופיל בסיסי (openid, email, profile): כדי להציג איזה חשבון Google מחובר.

מה ש-CaseFlow מקבלת מ-Google נשמר רק בבסיס הנתונים המוצפן במחשב המשרד, ואישורי ההרשאה של Google נשמרים רק במחשב הזה. דבר מזה אינו נשלח לשרתי ליגלטק או לצד שלישי כלשהו, אינו נמכר ואינו משמש לפרסום.

מידע מ-Google ובינה מלאכותית. מידע ממשתמשי Google לעולם אינו נשלח לשום מודל AI, לא ל-AI המנוהל שמתואר בסעיף 4 ולא לספק מודל שהמשרד הוסיף את המפתח שלו בעצמו. הוא לעולם אינו משמש לפיתוח, לשיפור או לאימון של מודלי AI או ML כלליים.

Limited Use. CaseFlow's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. בעברית: השימוש של CaseFlow במידע שהתקבל מממשקי Google, והעברתו לכל יישום אחר, יעמדו במדיניות נתוני המשתמש של שירותי Google API, כולל דרישות השימוש המוגבל (Limited Use).

ניתוק. כדי להפסיק את גישת CaseFlow לחשבון ה-Google שלכם, נתקו אותו ב-CaseFlow (הגדרות ← מפתחות API ואינטגרציות ← Google ← ניתוק) והסירו את CaseFlow ב-myaccount.google.com/permissions.

4. מידע ששרתי ליגלטק מעבדים

רישוי. כדי להנפיק ולחדש רישיון ליגלטק שומרת את שם בעל הרישיון וכתובת הדוא"ל שלו, את מפתח הרישיון, החבילה, מספר העמדות ומועד התפוגה, ולכל מחשב מופעל טביעת אצבע חד-כיוונית (לא מספר סידורי), גרסת היישום, התשובה לשאלת המדידה (כן, לא או טרם נענתה) ומועדי ההפעלה והפעילות האחרונה. אירועי רישוי (הפעלה, רענון, ניתוק, סירוב עמדה) נרשמים עם כתובת ה-IP המבקשת. מטרה: קיום חוזה הרישיון ואכיפת מגבלת העמדות. נשמר לאורך יחסי הרישוי.

התחברות ל-Zoom ולשירותי OAuth אחרים. כשמחברים Zoom, Zoom מפנה את הדפדפן לנקודת קצה של ליגלטק. נקודת הקצה מעבירה את קוד ההרשאה ישירות חזרה אל CaseFlow במחשב שלכם ואינה שומרת דבר: לא קוד, לא אישור, לא מזהה חשבון. ליגלטק לעולם אינה מקבלת את אישורי ה-Zoom שלכם, את הפרופיל שלכם, או תוכן של פגישות.

דיווחי קריסה ואירועי שימוש. כבויים כברירת מחדל: דבר אינו נשלח אלא אם עורך הדין השיב בחיוב לשאלת המדידה בתוכנה (בהתקנה, או מאוחר יותר בהגדרות), ואת התשובה אפשר לשנות בכל עת. לאחר תשובה חיובית, דיווח קריסה כולל הודעת שגיאה, נתיבי קבצים יחסיים לתוכנה וגרסאות, מנוקה ממידע מזהה ואינו מקושר לרישיון או למשרד. אירועי שימוש מציינים באיזו תכונה מתוך רשימה סגורה נעשה שימוש, כמה זמן ארכה ואת קוד השגיאה אם נכשלה, וכן אם ההתקנה הגיעה לתיק הראשון, למסמך הראשון, לסנכרון הראשון עם בית המשפט ולחשבונית הראשונה (כן ותאריך); הם מקושרים לרישיון כדי שליגלטק תוכל לתמוך במשרד. אף אחד מהם אינו כולל פרט מתיק, מלקוח או ממסמך, כותרת או שם. שניהם נמחקים אוטומטית לאחר 180 יום, למעט ארבעת תאריכי הצעד הראשון, הנשמרים לאורך יחסי הרישוי.

AI מנוהל (אופציונלי). אם המשרד משתמש ב-AI המנוהל של CaseFlow במקום במפתחות ספק משלו, הטקסט שעורך הדין בוחר לשלוח (למשל מסמך לסיכום) עובר דרך שרת ביניים של ליגלטק אל ספק המודל, באזור עיבוד באיחוד האירופי. שרת הביניים מוסיף את מפתח הספק ורושם רק מוני שימוש, את המודל ואת העלות כנגד הרישיון, לצורך מדידה. התוכן עצמו אינו נשמר ואינו נרשם אצל ליגלטק. הספקים מעבדים אותו לפי תנאי ה-API שלהם, השוללים אימון על נתוני API.

חתימה מרחוק (אופציונלי). כשעורך דין שולח מסמך לחתימת לקוח מהדפדפן, קובץ ה-PDF, שם החותם, הדוא"ל והטלפון שלו ומיקומי החתימה נשמרים בשרת של ליגלטק מאחורי קישור חד-פעמי שאינו ניתן לניחוש, וכתובת ה-IP של החותם ומועדי הצפייה והחתימה נרשמים כראיה לפי חוק חתימה אלקטרונית. ה-PDF החתום מוחזר אל CaseFlow של המשרד. מטרה: ביצוע שירות החתימה שהמשרד ביקש. שמירה: לאורך יחסי הרישוי, אלא אם המשרד מבקש למחוק בקשה מוקדם יותר.

חיוב. תשלום על רישיון נעשה בעמוד התשלום של ספק הסליקה וההנפקה של ליגלטק. פרטי כרטיס האשראי נמסרים לאותו ספק בלבד ואינם מגיעים לשרתים של ליגלטק. ליגלטק שומרת את שם בעל הרישיון, את כתובת הדוא"ל, את המסלול, ואת סכומי החיובים, מועדיהם, מצבם ומספרי המסמכים שהופקו. המטרה: גביית התשלום, הארכת הרישיון והנהלת חשבונות. המידע נשמר לאורך יחסי הרישוי ולמשך התקופה שדיני המס מחייבים.

תמיכה. דוא"ל שנשלח לאחת מתיבות הדואר של caseflow.co.il (כמו support@ או privacy@) נשמר כלשונו בשרת הרישוי של ליגלטק, יחד עם השולח, הנמענים, הנושא, המועד ושמות הקבצים המצורפים (הקבצים עצמם נשארים בתיבת הדואר בלבד), ולצידו התשובות של ליגלטק, כדי שכל פנייה תטופל ותיענה ממקום אחד. ההתכתבות בדוא"ל נמחקת אוטומטית 12 חודשים לאחר קבלתה. התכתבות בוואטסאפ נשמרת כל עוד היא נדרשת לפתרון העניין. אם משתמשים בעוזר התמיכה שבתוך היישום, השאלה נענית על ידי מודל AI ואינה נשמרת; רק מוני שימוש ומזהה שיחה נרשמים. אם מבקשים מהעוזר להעביר את הפנייה לאדם, השם, הדוא"ל, הטלפון ותמליל השיחה נשלחים לליגלטק ונשמרים בתור משלוח עד שאישור השליחה מתקבל.

תיאום הדגמה. קביעת הדגמה יוצרת אירוע ביומן Google Workspace של CaseFlow, עם השם וכתובת הדוא"ל של מי שקבע אותה.

האתר. ביקור ב-caseflow.co.il טוען כלי מדידה אחד, Google Analytics, שאפשר לכבות בכל רגע (ראו "עוגיות" להלן). השרת רושם יומן גישה תפעולי עם כתובת IP, שנמחק אחרי 30 יום. לצדו השרת סופר טעינות עמוד ביומן נפרד שאין בו כתובת IP, עוגייה או פרמטרים של הקישור (רק השעה, העמוד, שם האתר שהפנה וסוג הדפדפן), ופעם ביום מצמצם את היום הקודם לסיכומים: מספר טעינות העמוד, העמודים הנקראים ביותר, האתרים המפנים ושיעור המבקרים האוטומטיים. רק הסיכומים האלה נשמרים, בשרת הרישוי של ליגלטק, כדי לדעת כמה אנשים מבקרים באתר, כולל מי שכיבה את המדידה שלהלן. טופס יצירת הקשר מעביר את הפרטים שמילאתם (שם, דוא"ל, טלפון ושם משרד אם צוינו, נושא וההודעה) לתיבת התמיכה של ליגלטק דרך ספק שליחת דוא"ל, ושולח לכם אישור קבלה. ביומן השרת נרשם מזהה מגובב של הכתובת, לא הכתובת עצמה, לצורך מניעת שימוש לרעה. הפנייה נשמרת כל עוד היא נדרשת למענה. בקשה להדגמה נשמרת גם כרשומת ליד בשרת הרישוי של ליגלטק (שם, דוא"ל, טלפון, שם המשרד וההודעה, ותשובותיכם לשאלון הקצר אם מילאתם אותו) כדי לתאם את ההדגמה ולעקוב אחריה. יחד איתה הטופס שולח שלושה פרטים על תחילת הביקור, שהדפדפן שומר באחסון הזמני של הלשונית (נמחק כשסוגרים אותה) ואינו מעביר לשום מקום אחר: תגיות הקמפיין של הקישור שדרכו הגעתם, אם היו (כמו utm_source), שם האתר שהפנה אתכם (רק הכתובת שלו, לא העמוד), והעמוד הראשון שפתחתם באתר, עם השעה. הם נשמרים עם רשומת הליד כדי ללמוד אילו ערוצים מביאים בקשות להדגמה. היא נמחקת לפי בקשה בכתובת support@caseflow.co.il.

עוגיות

האתר משתמש בעוגיות משלושה סוגים. בביקור הראשון מופיעה הודעת עוגיות עם שלוש אפשרויות: "אישור הכל", "ניהול העדפות" ו"דחייה". אפשר לשנות את הבחירה בכל רגע דרך הקישור "הגדרות עוגיות" בתחתית כל עמוד.

חיוניות. עוגייה אחת של ליגלטק, cf_consent, שומרת את ההעדפות שבחרתם, לשנה אחת. היא מכילה רק את הבחירה (לכל סוג, פועל או כבוי) ואינה מזהה אתכם. היא תמיד פעילה, כי בלעדיה האתר לא יזכור את הבחירה.

מדידה וניתוח (Google Analytics). האתר טוען את Google Analytics 4 של Google Ireland Limited כדי למדוד, במצטבר, כמה ביקורים יש באתר, אילו עמודים נקראים, מאיזו מדינה, מאיזה אתר, חיפוש או קישור קמפיין הגעתם ובאיזה סוג מכשיר ודפדפן. נוסף על כך נרשמות הפעולות הבאות בלבד: לחיצה על כפתור ההדגמה (איפה בעמוד), שליחת טופס ההדגמה (רק הנושא שבחרתם, לא הפרטים שמילאתם), בחירת דרך ליצירת קשר (רק איזו: וואטסאפ, טלפון, דוא"ל או טופס), פתיחת עמוד תיעוד (איזה), צפייה בעמוד המחירים, הגעה לאזור בעמוד הבית (איזה אזור, פעם אחת בביקור), קריאת שאלה בעמוד השאלות הנפוצות (איזו שאלה, פעם אחת בביקור), ובעוזרת התמיכה קייסי: פתיחת קייסי, שליחת שאלה אליה ובקשת נציג (רק שזה קרה, לא תוכן השאלה ולא הפרטים שמסרתם). בנוסף Google Analytics מודד מעצמו את משך השהייה בעמוד, גלילה עד סוף העמוד, לחיצה על קישור שיוצא מהאתר, ותחילת מילוי ושליחה של טופס (בלי תוכן הטופס). כתובת ה-IP מקוצרת על ידי Google ואינה נשמרת, וליגלטק אינה מעבירה ל-Google שם, דוא"ל, טלפון, תוכן טפסים או כל מזהה אישי אחר; פרסום ומזהי פרסום כבויים. Google שומרת בדפדפן עוגיות משלה (_ga ו-_ga_ עם מזהה הנכס, עד שנתיים) שמבדילות בין ביקור לביקור. Google שומרת את נתוני האירועים 14 חודשים. המדידה פועלת כברירת מחדל. "דחייה", או כיבוי "מדידה וניתוח" בהגדרות העוגיות, עוצרים אותה מאותו רגע: לא נשלח דבר נוסף, עוגיות Google נמחקות מהדפדפן, והבחירה נשמרת לשנה.

שיווק. האתר אינו משתמש כרגע בעוגיות שיווק או פרסום, והסוג הזה כבוי. אם יתווסף כלי כזה, הוא יפורט כאן ויופיע בהגדרות העוגיות.

5. שיתוף

ליגלטק אינה מוכרת או משכירה מידע אישי ואינה משתפת אותו עם צדדים שלישיים למטרותיהם. המידע משותף רק עם ספקי השירות המפורטים לעיל, כל אחד לפי הוראותיה של ליגלטק: ספקי המודל (ל-AI מנוהל), ספק שליחת הדוא"ל (לטופס יצירת הקשר, להעברת פניות תמיכה ולהתכתבות רישוי), ספק הסליקה וההנפקה (לחיוב ולהפקת קבלות וחשבוניות), Google Ireland Limited (Google Analytics באתר, אלא אם כיביתם אותו), וספק האירוח, שהשרתים שלו באיחוד האירופי מריצים את שירות הרישוי ואת האתר. מידע עשוי להימסר כאשר החוק מחייב זאת.

6. אבטחה

כל התעבורה בין CaseFlow לשרתי ליגלטק מוצפנת. בסיס הנתונים המקומי מוצפן; שירות הרישוי רץ בסביבה מבודדת ובסיס הנתונים שלו נגיש רק מקומית. השרתים מעודכנים והגישה אליהם מוגבלת לצוות הפיתוח. אינטגרציית Zoom משתמשת ב-OAuth 2.0 עם PKCE ומבקשת רק את ההרשאות הנדרשות: יצירה, עדכון ומחיקה של פגישות, וקריאת הפרופיל של המשתמש המחובר בלבד.

7. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות, ובמקום שבו הוא חל גם לפי ה-GDPR, אתם רשאים לבקש לעיין במידע האישי שליגלטק מחזיקה עליכם, לתקן או למחוק אותו, לקבל העתק ממנו, או להתנגד לעיבוד. למידע שבסעיף 4 כתבו ל-privacy@caseflow.co.il; ליגלטק עונה בתוך 30 יום ועשויה לבקש אימות זהות. למידע של תיקים שמשרד עורכי דין מנהל ב-CaseFlow, פנו לאותו משרד. כדי להפסיק את גישת CaseFlow לחשבון ה-Zoom שלכם, נתקו אותו ב-CaseFlow (הגדרות ← מפתחות API ואינטגרציות ← Zoom ← ניתוק) והסירו את היישום ב-marketplace.zoom.us תחת Manage ← Added Apps; ראו מדריך Zoom. אפשר גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

8. קטינים

CaseFlow היא כלי מקצועי למשרדי עורכי דין ואינה מיועדת לקטינים.

9. שינויים

הגרסה העדכנית של מדיניות זו נמצאת תמיד בכתובת הזו, עם התאריך שלמעלה. שינויים מהותיים מודעים לבעלי הרישיון בדוא"ל לפני כניסתם לתוקף.